Para muchos Responsables Financieros del mundo, la presupuestación, planificación y previsión equivale a "hojas de cálculo". Es una realidad para decenas o centenares de ellos. Asi, se acepta el hecho de que llegará el fin del año fiscal, y que Ud. y su séquito estarán encadenados a su escritorio haciendo acopio de varias versiones de las hojas de cálculo de cada departamento y con la esperanza de que después de varias semanas seran capaces de consolidar la números en un presupuesto viable para el próximo año. Para, finalmente, tropezar con un estancamiento de las ventas a mitad del año y tener que pronosticar el impacto... y pasar por todo esto de nuevo.
La cantidad de trabajo que este proceso conlleva no es el único desafío al que Ud. se enfrenta, y no está sólo. Echemos un vistazo más de cerca a cuatro de los desafíos comunes que están minando su capacidad de ser realmente productivo y poder aportar valor a la presupuestación, planificación y previsión.
¿Alguna vez intentado conducir de noche sin luces? Yo no, pero me parece que es una mala idea. Del mismo modo, sus problemas de visibilidad en lo que respecta a la presupuestación y planificación podrían equiparse a que está Ud. conduciendo a ciegas, lo que es también una mala idea, especialmente para las empresas que desean presupuestos precisos y previsiones para el año / 6 meses / trimestre anterior. ¿Se identifica con estas quejas?
1. Soy incapaz de obtener datos en tiempo real de las TI.
2. Los datos que yo manejo están dispersados.
3. Tenemos que reducir nuestro Plan de Ventas en un 10% y no tengo manera de calcular el impacto financiero y mucho menos de poder notificar rápidamente del cambio del presupuesto a los directivos.
Los problemas de visibilidad pueden variar en su complejidad, pero todos significan lo mismo: la toma de decisiones con información inadecuada o anticuada puede inducir a un grave error en todos los procesos en su organización. Si usted dispone de datos antiguos para planificar, los presupuestos pueden resultar poco realistas. Si no puede proporcionar información oportuna a sus directivos, no podrán tomar buenas decisiones (como sería el caso del tercer punto de arriba). Y si usted no está proporcionando con su contribución un valor añadido al proceso de presupuestación y planificación, su papel de “planificador” se verá afectado.
Control
¿Cuántas versiones del presupuesto de Marketing le llegaron el año pasado? ¿Dos para los EE.UU., una de Europa, tres de Asia? Tenemos un cliente hospitalario que para recopilar la información utiliza más de 200 hojas de cálculo durante la temporada de elaboración de presupuestos y para darles luego sentido un solo mes, lo que suponía muchas noches sin dormir para el equipo de finanzas. No sólo fue difícil para ellos el consolidar las diferentes versiones de estas hojas de cálculo, sino el imaginar entonces cada uno de los planes para los diversos escenarios. Durante muchos años, nunca se consiguió éste último punto.
Por lo tanto una falta de control implica los numerosos dolores de cabeza que inducen las hojas de cálculo, por supuesto, pero también significa el no llegar a la codiciada "única versión de la verdad" - una versión única de la verdad que probablemente necesita de un ajuste constante. ¿En qué negocio se vende y gasta de acuerdo al plan establecido, en la fecha prevista y siempre dentro del presupuesto? Como Responsable Financiero, debe dar cuenta de un entorno empresarial en constante cambio, con la necesidad de modificar la planificación, de cambiar el presupuesto y volver a distribuir los resultados de una manera responsable entre los directivos. Con un modelo basado en una hoja de cálculo a menudo es difícil, si no imposible.
Tiempo
He oído en muchas ocasiones lo siguiente: "nuestro proceso de planificación nos lleva de 6 a 8 semanas, sin contar el sueño." Es probable que su proceso requiera de una gran cantidad de tareas repetitivas que llevan tiempo - tiempo que podría utilizar para analizar los datos, planificar los diversos escenarios, o realizar análisis “what-if ...” es decir, ese tiempo podría invertirse mejor haciendo menos trabajo manual y un mayor análisis con más valor añadido.
Para ampliar el ejemplo anterior sobre la necesidad de prever el impacto de un déficit de ventas, imagine por un momento cómo podría aplicarse en su empresa. Si Ud. trabaja para una pyme, puede que no sea un gran negocio y que tenga la oportunidad de hablar con cada directivo acerca del impacto. Pero si usted trabaja para una compañía con múltiples sedes o multinacional, escalar los presupuestos le llevaría más de una semana de trasnochar al tener que trabajar manualmente y, siendo realistas, meses de implantación de los cambios para cada sede y directivo. Y esto suponiendo que no existan otros cambios que se den durante este periodo. ¿Puede realmente asumirlo?
Coste
Si tenemos en cuenta los tres desafíos anteriores - la falta de visibilidad, escaso o nulo control de versiones, y la pérdida de tiempo reconstruyendo y consolidando los informes - habremos hecho un mal uso de los recursos humanos y habremos proporcionado unos resultados por debajo de lo previsto. Es difícil de asimilar pero, honestamente, su labor como Director Financiero actual, y si está utilizando un modelo basado en hojas de cálculo, debería mejorarse. En un post anterior, dimos algunos consejos rápidos en la utilización del BI para mejorar la presupuestación y planificación - visítelo.
Está claro, que la planificación basada en hojas de cálculo puede funcionar para algunas empresas, pero un software especializado en la planificación y presupuestación a menudo se amortiza rápidamente y evita los dolores de cabeza que tenemos en esta época del año.¿Está en pleno proceso de presupuestación ahora?
¿Algún consejo para compartir con nuestros lectores?
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